Las ventajas indiscutibles de los chatbots, están provocando que diversos departamentos de una misma empresa estén interesados en introducirlos. Como consecuencia podemos ver bots internos que dinamizan las comunicaciones entre departamentos, asistentes conversaciones que atienden al consumidor final y otros que ayudan en el proceso de captación de nuevos clientes. Sin embargo, desde hace unos meses estamos viendo como los chatbots en Recursos Humanos están comenzando a tomar relevancia.
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Captación de talento
El proceso de búsqueda de empleo normalmente es largo y tedioso. Desde que se publica la oferta hasta que la compañía se decanta por el candidato final, hay una serie de pasos en los que los equipos pierden una gran cantidad de tiempo. A esto se le suman otras funciones que también dependen del departamento, como gestión de vacaciones o de trámites burocráticos. De hecho, según el estudio llevado a cabo por Monsters y G2V Careers, los recruiters pasen de media al año un total de 78.352 minutos por año o lo que es lo mismo, el 60% de su trabajo al año. Increíble, ¿verdad?
Como consecuencia, los procesos de recruiting se alargan en algunos casos hasta límites insospechados, provocando que el índice de satisfacción sea bajo tanto para el departamento de RRHH como para los candidatos. Esta realidad entra en contacto precisamente con otro punto clave. Actualmente utilizamos Linkedin, Infojobs, Domestika y otras muchas aplicaciones y páginas webs de empleo para encontrar. Teniendo en cuenta que los futuros empleados están acostumbrados a hacer uso de plataformas web para hablar con sus amigos, familiares… ¿por qué no introducir un bot que ayude a ambos lados de la línea?
Partiendo de este contexto, a día de hoy los bots se pueden introducir en el mundo de los Recurso Humanos de dos formas diferentes. Por un lado, puede ayudar a los propios departamentos a gestionar con mayor agilidad el proceso de reclutamiento de candidatos y dinamizar la creación de las famosas short-list. En la actualidad ya hay bots relacionados con esta funcionalidad y desde Planeta Chatbot hemos tenido la oportunidad de conocer cómo surgieron en primera persona. Es el caso de Arnie, un bot que ayuda a los departamentos de recruiting en el proceso de selección, o de Jobby cuyas funcionalidades son similares.
Pero esta no es ni mucho menos su única función. De acuerdo con la encuesta realizada por Carrer Builder 2017, el 58% de la gente que busca empleo tiene una mala impresión de la firma que no los contacta, ya sea para bien o para mal, de forma inmediata. Teniendo en cuenta esto, el bot podría notificar en cuestión de horas y de forma automática tanto a los seleccionados como a los no seleccionados de la elección final, mejorando en consecuencia la impresión de los candidatos.
Comunicación con empleados
Aunque en el proceso de captación de talento, el papel de los bots es muy interesante, en la organización y la comunicación interna también es clave.
Cuando hablamos de compañías con un volumen de empleados elevado, las comunicaciones internas pueden ser un auténtico caos. Emails que no todo el mundo lee, comunicados que pueden llegar a pasar desapercibidos… Son algunos de los inconvenientes con los que los equipos de RRHH y Comunicación interna se encuentran a diario. Teniendo en cuenta esto, los bots presentan una oportunidad real de cara a notificar ciertas cuestiones relacionadas con las gestiones del personal.
Pongamos algunos ejemplos. Imagina que necesitas que los empleados de tu compañía rellenen una serie de formularios de cara a unos trámites internos que estáis realizando. Actualmente, utilizáis unos formularios online que se envían por email a toda la plantilla. Un email que el empleado tiene que leer, rellenar y enviar. Sin embargo, con el chatbot el envío seguiría siendo masivo, al unísono, pero con una diferencia, ahora pueden rellenar los campos a través de un formato conversacional directamente desde su móvil y sin necesidad de rellenarlo todo al mismo tiempo. Quizá ahora estás pensando :
“¿Pero esto no es lo mismo que la encuesta de toda la vida?”
Sí, pero no. En la vida, las formas importan (y mucho) y, en este caso, estás facilitando a tus empleados la realización de los procesos a través de una plataforma que usan diariamente y a la que están más que familiarizados. Es más, ni siquiera tienen porqué completar el proceso al mismo tiempo, puede retomarlo cuando estimen oportuno. Y eso no es todo, al igual que con otros sistemas todas las respuestas serán recibidas y agrupadas con el objetivo de facilitar al máximo la asimilación de la información.
¿No te convence este ejemplo? Vayamos con otro. El envío de información a través de plataformas conversacionales es, simplemente, revolucionario. Al igual que puedes suscribirte a tu medio de comunicación favorito para recibir la última hora de tu sección preferida, a través del bot interno de la empresa se pueden enviar comunicados filtrados por departamentos, envíos generales, notificaciones de última hora… En resumen, toda la información que necesitas notificar a la plantilla con la ventaja de estar en una plataforma conversacional como WhatsApp o Facebook Messenger en la que ellos están constantemente.
Teniendo en cuenta esta realidad, y estos casos que demuestran que es posible, es cuestión de tiempo que los asistentes conversacionales se incorporen en el proceso de selección de los futuros empleados. No solo para dinamizar las tareas de los profesionales del sector de RRHH, sino también para mejorar la experiencia de los candidatos y de los empleados. No debemos olvidar que el término que da nombre a este departamento, son las personas y, como consecuencia, no debemos escatimar en mejorar al máximo el cuidado que se les presta en este tipo de procesos.