A estas alturas, la mayoría de nosotros hemos tenido algún tipo de experiencia con los chatbots como consumidores. Ya sea a través de su compañía de cable cuando quería nuevos canales o si estaba solicitando un manual de instrucciones para su nueva tetera. Y aunque todos podemos ver el beneficio de los chatbots desde la perspectiva del servicio al cliente, también existe un gran potencial para que los chatbots se utilicen internamente dentro de una empresa para aprovechar aún más la transformación digital.
Tabla de contenidos
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital consiste en integrar la tecnología digital en todas las áreas de una empresa, lo que, si se hace correctamente, puede cambiar la forma en que opera y ofrece valor a los clientes. Requiere que las empresas se sientan cómodas con la experimentación y se enfrenten al requisito de fallos, iteraciones y mejoras.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que, por lo general, una transformación digital tiene un enfoque externo, por lo que para tener una verdadera transformación digital cíclica, su empresa debe adoptar Enterprise Service Management (ESM).
Gestión de servicios empresariales
Enterprise Service Management (ESM) es el proceso de digitalización y coordinación de iniciativas de alta tecnología en toda una empresa para impulsar la innovación, la agilidad, la colaboración y la escalabilidad. A menudo, los directores ejecutivos están tan enfocados en el exterior que se pierden lo que tienen justo frente a ellos: hay enormes ahorros de costos que se obtienen con el enfoque interno. Para permitir una transformación digital, ESM puede hacer lo siguiente:
- Clarificar servicios
- Identificar oportunidades de mejora
- Mejorar el control y la gobernanza
- Automatizar
¿Cómo se pueden utilizar los chatbots internos para ESM?
Los chatbots internos seguirán teniendo todas las características de los externos (compartir recursos, flujos de búsqueda de hechos y lidiar con las preguntas frecuentes). Pero los chatbots internos serán exclusivamente de empleados. Hay una variedad de formas en que los chatbots internos pueden ponerse a trabajar para los esfuerzos de ESM en las organizaciones:
Tareas diarias completas: los chatbots ayudan a completar tareas domésticas al lidiar con problemas simples pero importantes. Algunas de estas tareas pueden incluir lidiar con hojas de tiempo, reservar reuniones y solicitar tiempo libre. Y, por supuesto, esas tareas se acumulan rápidamente cuando los empleados responsables están de vacaciones o se reportan enfermos. Los chatbots internos pueden ayudar a los empleados a reducir significativamente la cantidad de tiempo dedicado a estas tareas simples haciendo el trabajo por ellos. El resultado es que la organización gana eficiencia a través de la automatización de estos procesos y, cuando se hace con cuidado, el proceso se simplifica y es coherente en toda la organización.
Manejar problemas delicados: ya sea que se trate de información fiscal, problemas de empleados / recursos humanos o desarrollo de productos innovadores, desea proteger los datos y la privacidad. Los chatbots pueden incluir cifrado Secure Socket Layer (SSL), autenticación de dos o múltiples factores (MFA) y cookies que pueden garantizar que nadie pueda ver, alterar o robar comunicaciones.
Empoderar a los robots físicos: está sucediendo, y no solo en las películas. Los chatbots internos dan paso a la posibilidad de utilizar robots físicos en su flujo de trabajo. Entonces, ya sea que se trate de un invitado a una reunión o de un recorrido por la planta, los robots pueden cambiar la forma en que trabajamos. (¡Y como beneficio adicional, usar robots en su lugar de trabajo tiene la capacidad de reducir el 35% de los días laborales perdidos por lesiones!)
5 beneficios de los chatbots internos impulsados por IA
Potenciar su comunicación interna utilizando inteligencia artificial trae los siguientes beneficios:
- Los chatbots son un punto de contacto fácil: todos escribimos ese correo electrónico y esperamos lo que parecen horas para recibir una respuesta. Un chatbot interno elimina ese tipo de pérdida de tiempo. Tan pronto como un empleado hace la pregunta, tiene acceso a la respuesta cuando se instala un chatbot.
- Los empleados ya están usando aplicaciones de chat: sus empleados conversan todo el día porque es rápido, fácil y produce resultados. De hecho, en abril de 2020, 2 mil millones (¡con una b!) De personas usaban el servicio de mensajería de WhatsApp mensualmente. La incorporación de este tipo de tecnología en un flujo de trabajo estándar no supondrá un gran ajuste para nadie, lo que significa tasas de adopción y ROI máximas.
- Los chatbots encajan en el horario de todos: ahora más que nunca, sus empleados están trabajando cuando les conviene. Entonces, ya sea que se trate de un empleado que trabaja después de que sus hijos se vayan a la cama, o de un madrugador que tiene una ventaja, nadie tendrá que prescindir de la información que necesita. Los chatbots no requieren el sueño que hacen los humanos, lo que los hace valiosos las 24 horas del día.
- Los chatbots proporcionan un rastro de papel en línea: algunos días parece que hay una cantidad interminable de papeleo con el que lidiar. Ya sean formularios de seguros, reclamaciones de gastos o notas de su último discurso. Los chatbots internos pueden proporcionar estos formularios, realizar un seguimiento del cumplimiento de ciertos procesos y facilitar su cumplimentación, sin errores.
- Se apoyará a los nuevos miembros del equipo: ¿Recuerda cuando era el nuevo empleado que se sentía completamente fuera de lugar? Con los chatbots internos, todo lo que los nuevos miembros del equipo necesitan saber está a su alcance. Esto también será beneficioso para usted porque cuanto antes todos comprendan los objetivos de su empresa, más rápido podrá lograrlos.
Los chatbots son el camino del futuro: no se quede atrás
Hay una variedad de formas en las que puedes usar chatbots (interna y externamente). Sea el agente de cambio con visión de futuro en su organización y proyecte una visión para la transformación digital hoy. Los casos de uso potenciales son realmente infinitos, desde la habilitación de recursos humanos hasta la automatización de procesos de TI y más.
¿Te preguntas cómo puedes incorporar un chatbot interno a tu empresa para ayudar a optimizar tus procesos? Ponte en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo hoy mismo o consulta más artículos en nuestro blog para obtener más información.