¿Chatbots para gestión hospitalaria? ¿y por qué no? Cuando pensamos en chatbots, en ocasiones tendemos a pensar en chatbots de atención al cliente para el consumidor y nos olvidamos de cómo aplicando tecnología, en este caso, tecnología conversacional podemos mejorar nuestros procesos, aportándoles agilidad y trazabilidad entre otros. Precisamente este es el caso de Bat Bot, un chatbot de gestión de guardias para hospitales que se presentó ayer viernes 5 de octubre de 2018 en el III Congreso Nacional de Formación Sanitaria Especializada.

¿Para qué sirve Bat Bot?

Pues bien, Bat Bot es un chatbot escrito y de voz para la gestión de las guardias de los médicos de hospital, implementado en el CHUAC, el Complejo Hospitalario Universitario de A Coruña. En resumidas cuentas, y salvando las diferencias 😉, el SIRI de la gestión de las guardias, como cariñosamente se le denominó desde la dirección de la Comisión de Docencia del hospital.

Y es que, más allá de las famosas palabras de transformación digital que están en boga de todos, un chatbot es una herramienta tecnológica, y como tal, en este caso la hemos implementado para automatizar un proceso interno del hospital, y así hacerlo más eficiente. Bat Bot es un claro ejemplo de cómo ahorrar tiempo, en este caso a los médicos y a los tutores del hospital, que se perdía en el proceso actual por su componente manual y presencial. Su implementación, no solo reduce los tiempos también provoca una disminución del uso de papel y traslada el proceso de cambios de guardia al móvil, nuestro fiel compañero.

¿El objetivo de la Comisión de Docencia del CHUAC?Devolver tiempo al personal del hospital

¿Y cómo funciona BatBot? Por si alguno tiene una curiosidad operativa, en este proyecto se ha trasladado el proceso manual, a un proceso informatizado, en el que como ocurre en la realidad, hay varios roles y pasos. Por un lado están los médicos, por otro los coordinadores de las guardias, y por último, un último nivel de aprobación por parte de un director.

¡Empecemos!

Un médico puede solicitar un cambio de guardia con otro médico, quien recibe a través del chatbot y en su móvil de forma automática un mensaje para aprobar o denegar dicha solicitud de cambio. En caso de aprobarla, la solicitud pasará al coordinador correspondiente de su guardia, quien la validará, para que en última instancia la dirección apruebe formalmente la misma. Una vez aprobada, se comunica automáticamente a todos y al área de administración del hospital para que así quede notificado. Este proceso, se estaba llevando a cabo de forma manual, en papel, con diferentes coordinadores a los que localizar, papeles que entregar por parte de los médicos que realizaban el cambio de guardia. En resumen, un proceso algo tedioso y cuyos papeles en ocasiones podían no llegar a tiempo.

Todo esto, nos da para bastantes posibilidades, según el rol que tengas

El médico puede:

• Consultar cuándo tiene guardias este mes, y los siguientes, según se hayan cargado en el back-end desarrollado para el proyecto.

• Consultar con qué médicos se podría realizar un cambio de guardia para otra fecha, respetando las políticas internas del hospital. Por ejemplo, un cambio de guardia no puede generar que un médico pase a tener dos días seguidos, por tanto, la lógica del bot está desarrollada para no proponer un cambio con alguien con quien no se puede cambiar el día, aunque tenga guardia dicho día.
• Ver estados de las guardias solicitadas o cancelarla. Es decir, yo como médico he podido solicitar dos cambios, pero me gustaría ver si las ha aprobado el otro médico, si la ha aprobado el coordinador… Esto también es posible. Así como, cancelar dicha solicitud de cambio por si ya como médico no me interesase.
• Ver cambios de guardias que como médico tengo pendiente de aprobar. ¿Y si me envían 3 solicitudes de cambios y no las he aprobado aún? Por un lado, recordemos que iré recibiendo un mensaje de aprobación, pero es posible que no las haya aprobado todavía, en esos casos, tengo la opción de revisar todas aquellas que puedo tener pendientes de aprobar y denegar.

¿Y un coordinador?

• Un coordinador puede consultar quién tiene de guardia un determinado día en su servicio tan sólo diciéndole al chatbot“¿a quién tengo de guardia el 20 de octubre?”
• Además, irá recibiendo mensajes de aprobar/denegar solicitudes de cambios de guardia de otros médicos,
• Así como la opción de revisar todas las solicitudes que como coordinador tiene pendientes de aprobar.
• Además, un coordinador de un servicio de guardia, puede serlo de más de un servicio, por tanto, podrá ir de un servicio a otro.

Pero por si era poco, el coordinador también puede tener el rol de médico en otro servicio de guardia (es decir, que haga guardias). Además, hay que recordar que teníamos otro perfil de usuario adicional 😉 el director del servicio de guardia, quien ha de dar también su visto bueno. Por último, se ha generado un proceso de login, por el que un médico recibirá una clave única en su correo electrónico del hospital cuando acceda por primera vez al chatbot…, y por voz.

Ha sido un placer llevar a cabo este proyecto, así que tan sólo dar las gracias al equipo de la Comisión de Docencia, y al equipo de Chatbot Chocolate por hacer realidad el mismo. Y es que este proyecto va más allá de un chatbot, es un sistema de gestión de guardias a través de un chatbot 😉

Hasta pronto. ¡Seguimos!